Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä Valokuvaajat.fi-palvelussa.

Rekisterinpitäjä

Polarico Oy
Y-tunnus: 2490890-2

Yhteydenotot tietosuoja-asioihin liittyen

Heikki Johansson
sähköposti: asiakaspalvelu (a) valokuvaajat.fi

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
• Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen, mukaan lukien kirjanpitolaki, verolainsäädäntö sekä EU-asetuksen 2021/514 (DAC7) mukainen tulotietojen raportointi Verohallinnolle
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen asiakas- tai sopimussuhteeseen
• Rekisteröidyn antama suostumus tilanteissa, joissa suostumus on käsittelyn perusteena (esim. uutiskirjeet)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat Rekisterinpitäjän verkkopalveluiden tarjoaminen käyttäjille ja näihin palveluihin liittyvien asiakassuhteiden ja kumppanuuksien ylläpito, palveluiden kehittäminen, palveluiden suoramarkkinointi, yhteydenotto henkilöön sekä mahdollisten markkinatutkimusten tekeminen.

Huomioithan, että kaikki suoramarkkinointitoimenpiteet eivät edellytä nimenomaista suostumusta. Voimme esimerkiksi lähettää sinulle sähköpostia olemassa olevan asiakkuuden perusteella markkinoidaksemme tuotteita tai palveluita, jotka ovat samaan tuoteryhmään kuuluvia tai muuten vastaavia kuin jo tilaamasi tuote tai palvelu. Voimme myös lähettää sinulle sähköpostia työsähköpostiisi asemasi perusteella ilman suostumusta tilanteissa, joissa markkinoitava tuote tai palvelu liittyy työtehtäviisi.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käyttäjistä käsitellään kaikkia tai osaa seuraavista tiedoista:

Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, palveluissa tekemäsi tai niiden avulla tehdyt tarjouspyynnöt ja niihin liittyvät tiedot ja tapahtumat, tilaukset ja ostot, lisätyt kuvat, omalla nimelläsi annetut viestit ja arvostelut, palveluiden käyttöön liittyvät käyttäjätunnukset ja salasanat, yhteydenotot ja keskustelut, tekniset tunnistamistiedot.

Rekisteröidyistä palveluntarjoajina toimivista kumppaneista käsitellään kaikkia tai osaa seuraavista tiedoista:

Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite, henkilötunnus, syntymäaika, verotunnisteet, palveluiden käyttöön liittyvät käyttäjätunnukset ja salasanat, palveluihin lisätyt valokuvat, yrityksen perustiedot ja osoitteet, yrityksen päättäjätiedot, yhteistyösopimukset ja niihin liittyvät tilaukset, maksutiedot, palveluissa tarjotut yrityksen tuotteet ja palvelut, laskutustiedot, yhteydenotot ja keskustelut, tekniset tunnistamistiedot.

Henkilötunnusta käsitellään ainoastaan lakisääteisten velvoitteiden, kuten DAC7-raportoinnin ja kirjanpitolainsäädännön, edellyttämässä laajuudessa.

Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tämän käyttäessä Palvelua tai rekisteröityessä siihen. Lisäksi tietoja voidaan täydentää julkisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä, Patentti- ja rekisterihallituksesta, YTJ:stä sekä rekisteröidyn ilmoittamilta yhteistyökumppaneilta yritystietojen päivittämiseksi.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

• Palvelun muut käyttäjät: Tarjouspyyntö- ja tarjousprosessin yhteydessä asiakkaan yhteystiedot välitetään niille palveluntarjoajille, jotka jättävät tarjouksen tarjouspyyntöön. Vastaavasti palveluntarjoajien profiilitiedot ovat asiakkaiden nähtävillä.
• Verohallinto: DAC7-asetuksen edellyttämä raportointi palveluntarjoajien tulotiedoista.
• Tekniset palveluntarjoajat ja alihankkijat: Käytämme luotettavia kumppaneita esimerkiksi palvelimien ylläpitoon, sähköpostien lähettämiseen (esim. SparkPost), maksuliikenteeseen, asiakaspalveluun, analytiikkaan sekä tekoälypohjaisten ominaisuuksien (kuten chatbot ja tarjousten kohdentaminen, esim. OpenAI, Anthropic) tarjoamiseen.
• Viranomaiset: Lainsäädännön tai viranomaismääräyksen edellyttäessä.
• Liiketoiminnan luovutuksen yhteydessä: Liiketoimintakaupan tai yritysjärjestelyn tapahtuessa tiedot voidaan siirtää liiketoiminnan vastaanottavalle taholle.

Kaikki tiedonsiirrot tapahtuvat asianmukaisten tietosuojasopimusten alaisina.

Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa käyttämistämme teknisistä palveluntarjoajista voi sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Tällaisissa tapauksissa tiedonsiirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin siirtomekanismeihin, kuten EU-USA Data Privacy Framework -järjestelyyn tai EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (Standard Contractual Clauses), jotka varmistavat henkilötietojen riittävän suojan tason.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Palvelussa voidaan käyttää automatisoituja menetelmiä, kuten tekoälyä, tarjouspyyntöjen kohdistamiseen sopiville palveluntarjoajille, hinta- ja sisältösuositusten tuottamiseen sekä asiakaspalvelussa. Näillä toiminnoilla ei ole rekisteröidylle merkittäviä oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia GDPR-asetuksen 22 artiklan tarkoittamassa mielessä. Rekisteröidyllä on oikeus saada lisätietoa automatisoidusta käsittelystä ottamalla yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.

Evästeet

Palvelu käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita käyttäjäkokemuksen parantamiseen, palvelun toimintaan, analytiikkaan ja markkinointiin. Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia selaimensa asetuksista.

Tietoturva

Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojaamisesta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Näitä ovat muun muassa tietoliikenteen salaus (HTTPS), pääsynhallinta, käyttäjätunnusten ja salasanojen suojaaminen sekä säännölliset varmuuskopiot. Mahdollisista vakavista tietoturvaloukkauksista ilmoitamme rekisteröidyille ja tietosuojavaltuutetun toimistolle tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja 4 vuoden ajan käyttäjän viimeisen kirjautumisen jälkeen ja palveluntarjoajina toimivien käyttäjien henkilötietoja 7 vuotta viimeisen kirjautumisen jälkeen. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot 6 kuukauden kuluessa noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pidempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi (esimerkiksi verotus, laskutus ja kirjanpito).

Alaikäiset

Palvelu on suunnattu vähintään 15 vuotta täyttäneille. Alle 18-vuotiaiden tekemiin maksullisiin toimiin tarvitaan huoltajan suostumus. Mikäli huomaamme, että olemme käsitelleet alle 15-vuotiaan tietoja ilman huoltajan suostumusta, poistamme tiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty; tai

b. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

a. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;

b. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai

c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta suoritettuun käsittelyyn.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muutosten tai palvelun kehittämisen myötä. Ajantasainen versio on aina saatavilla Palvelussa.